Историјата долго време главно се потпирала на пишани документи, а разговорот по својата природа е минлив. Кога она што било кажано на состанок ќе се претвори во записник, се случува сложен процес на паметење, реконструирање, скратување и уредување. Социологот Дејвид Р. Гибсон предупредува дека записниците не треба автоматски да се читаат како точен запис на она што навистина било кажано.
Разговорот е полн со двоумења, прекини, недовршени реченици, нејаснотии, повторувања и моменти на хаос. Сето тоа исчезнува кога ќе се претвори во уреден текст. Затоа, вели Гибсон, записниците не се само нешто што се „запишува“ – тие се слични на книжевно дело. Човекот што води записник истовремено е и негов автор, а во процесот понекогаш учествуваат и други присутни.
Ова е особено важно кога записниците подоцна стануваат историски извори. На пример, во американската официјална збирка „Надворешни односи во САД“, која ги документира најважните одлуки од надворешната политика и дипломатската активност, записниците добиваат речиси статус на официјална историја. Но тие сепак се реконструкции на разговори зад затворени врати, а не нужно стенографски снимки на секој изговорен збор. Записниците можеле да бидат дополнително уредувани и по состанокот, понекогаш од самиот записничар, понекогаш од некој друг.
Проблемот е и во самото човечко паметење. Кога записникот се прави по завршувањето на разговорот, се потпираме на сеќавањето, а тоа не е особено сигурно. Експериментите покажуваат дека за само неколку минути можеме да заборавиме голем дел од она што било кажано. А потоа доаѓа и уште еден фактор: интерпретацијата, односно желбата на луѓето сопствената улога или позиција да ја претстават во поповолно светло.
Добар пример е Кубанската ракетна криза од 1962 година. Роберт Ф. Кенеди, тогашен американски државен обвинител и брат на претседателот Џон Ф. Кенеди, подоцна ја претставувал својата улога во решавањето на кризата како поважна отколку што навистина била. Но неговото сеќавање можело да се спореди со нешто многу поретко за тоа време: претседателот Кенеди тајно ги снимал состаноците на Извршниот комитет на Националниот совет за безбедност. Така, истражувачите денес можат да го споредат она што навистина било кажано со подоцнежните записи и сеќавања на учесниците.
Токму развојот на евтините аудиоснимки во втората половина на 20 век овозможил вакви споредби. А разликите понекогаш се огромни. Во британскиот парламент, на пример, стенографите работеле во смени од пет до десет минути. Снимките покажуваат дека тие често ја „поправале“ неформалната граматика, ги отстранувале повторувањата, двоумењата и сите „хм“, „аа“ и слични звуци карактеристични за вистинскиот говор. Резултатот бил текст во кој политичарите звучат многу поелегантно и поартикулирано отколку на самата снимка. Во друг случај, транскриптот од полициско испрашување прескокнал дел од разговорот меѓу полицајците и осомничениот, наведувајќи дека тој бил „неразбирлив“, иако токму таму се наоѓал обид полицајците да преговараат со него.
Еден од најголемите губитоци се несогласувањата и нејаснотиите. Записниците често ги измазнуваат разликите за да создадат впечаток на консензус. Исчезнуваат и малите детали од разговорот – шегите, двоумењата, прекинувањата, начинот на кој некој ја кажал работата. А токму тие детали можат да бидат драгоцени за историчарите кои се обидуваат да разберат не само што одлучиле луѓето, туку и како размислувале, како се убедувале едни со други и каде навистина постоеле несогласувања.
Проблемот, се разбира, не е нов. Гибсон наведува дека и кај официјалните судски транскрипти од крајот на 16 век целта на нотарот не била да создаде совршен запис за идните историчари, туку практичен документ што ќе му служи на тогашниот систем. Тоа е важна лекција за секој што работи со историски извори: документот не е нужно прозорец кон минатото, туку производ на одреден процес на селекција и уредување.
